Rocco Forte & Family (Hotel Management) Limited, samen met zijn directe en indirecte dochterbedrijven en gelieerde bedrijven en alle afzonderlijke rechtspersonen die in zijn naam hotels en resorts beheren in de hele wereld (hierna gezamenlijk “Rocco Forte-hotels”, “wij”, “ons”, “onze” genoemd) hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer.

Deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) beschrijft samen met onze Websitevoorwaarden en alle andere documenten waarnaar in deze documenten wordt verwezen welke gegevens we verzamelen over onze hotelgasten, de gasten in onze restaurants, bars en spafaciliteiten, bezoekers van www.roccofortehotels.com en andere website en mobiele apps die door ons worden beheerd, de kopers van cadeaubons en alle andere personen die contact met ons opnemen (elk een “gast”, “gebruiker”, “u” of “uw” genoemd). We zullen ook aangeven hoe Rocco Forte Hotels deze gegevens gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden en om beter te voldoen aan de behoeften van onze huidige en potentiële gasten. Deze website is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.

Lees deze documenten aandachtig. Door onze website te bezoeken of op een andere manier contact met ons op te nemen, bijvoorbeeld door onze services te gebruiken, stemt u in met de verwerking van uw gegevens door ons zoals beschreven in deze Privacyverklaring, onze voorwaarden en in alle andere gerelateerde documenten waarnaar hierin wordt verwezen. Voor websites die aan onze website zijn gekoppeld kan een eigen privacyverklaring gelden.

Bij vragen over deze verklaring, kunt u contact met ons opnemen per e-mail via dataprivacy@roccofortehotels.com of kunt u een brief richten aan ons kantoor op het adres Rocco Forte Hotels, Data Privacy Enquiries, 70 Jermyn Street, Londen, SW1Y 6NY. Uw vragen zullen worden ontvangen tijdens de kantooruren in het Verenigd Koninkrijk en we streven ernaar om deze zo snel als redelijkerwijs mogelijk te beantwoorden.

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen en zullen u op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen, bijvoorbeeld door deze op onze website te plaatsen. Indien u onze website blijft gebruiken nadat deze wijzigingen zijn aangebracht, aanvaardt u op die manier de gewijzigde verklaring.

Deze versie van onze privacyverklaring werd gepubliceerd in juli 2017.

Inhoud

1. Wat zijn persoonlijke gegevens?

2. Welke persoonlijke gegevens kunnen we over u verzamelen?

3. Cookieverklaring

4. Waarom verzamelen en bewaren we uw persoonlijke gegevens?

5. Juridische basis voor de verwerking

6. Openbaarmaking van uw gegevens

7. Hoe worden mijn Persoonlijke gegevens beveiligd?

8. Worden mijn Persoonlijke gegevens in het buitenland bewaard?

9. Hoe lang worden mijn Persoonlijke gegevens bewaard?

10. Uw rechten

Wat zijn persoonlijke gegevens?

“Persoonlijke informatie” of “Persoonlijke gegevens” zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (elk een ‘betrokkene‘ genoemd). Een identificeerbare natuurlijke persoon is een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificatiekenmerk zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatiekenmerk of aan de hand van één of meerdere factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Persoonlijke gegevens kunnen de vorm aannemen van een naam; adres; e-mailadres; telefoonnummer; IP-adres; locatiegegevens; betalingsgegevens; informatie over de navigatie op onze websites en in andere digitale media zoals mobiele apps of sociale media; informatie over uw interesses; reserveringen; aankopen en product- en servicevoorkeuren; gegevens die worden vastgelegd in logs voor verificatie en tracering; en informatie die wordt verzameld uit cookies en gelijkaardige technologieën.

Welke persoonlijke gegevens kunnen we over u verzamelen?

We kunnen de volgende persoonlijke gegevens over u verwerken:

Gegevens die u ons verstrekt. U kunt ons informatie over uzelf geven door formulieren (of een deel ervan) in te vullen, een gebruikersaccount of -profiel in te stellen, u in te schrijven voor nieuwsbrieven en andere services, een reservering te doen of te annuleren of door een product te bestellen, te solliciteren voor een vacature, informatie te uploaden naar onze website, een vraag te verzenden over één van onze hotels of resorts, ons aanvraagformulier te gebruiken of deel te nemen aan één van onze online enquêtes, deel te nemen aan prijstrekkingen of promoties, of door met ons te communiceren via e-mail, telefoon of op andere wijze, bv. door telefonisch contact op te nemen met één van onze reserveringsbureaus (of externe kantoren) of door rechtstreeks contact op te nemen met een specifiek hotel of resort. Deze gegevens kunnen uw naam, e-mailadres, factuuradres, kamervoorkeuren of speciale verzoeken, telefoonnummer, informatie over garanties en waarborgen om uw reservatie te bevestigen, de inhoud van elke e-mail die u naar ons stuurt en alle andere gelijkaardige informatie omvatten. U bent niet verplicht om deze informatie te verstrekken, maar zonder deze gegevens kunnen we u bepaalde inhoud, services of informatie die u vraagt mogelijk niet aanbieden.

Informatie die tijdens uw verblijf bij ons wordt verzameld. We registreren uw gespecificeerde uitgaven en andere kosten die aan uw kamer worden gefactureerd. Er kan ook specifieke informatie over uw verblijf worden bewaard (gezondheidsproblemen, betalingsmoeilijkheden, speciale verzoeken, problemen met de service). De specifieke informatie over uw verblijf wordt in de property management systemen bewaard en gecombineerd met gegevens van uw eerdere bezoeken aan dat hotel of aan andere hotels binnen de groep. Bepaalde gegevens over uw servicevoorkeuren wordt ook centraal door ons bewaard en kunnen beschikbaar worden gemaakt voor andere eigendommen van Rocco Forte Hotels. Bovendien kunnen we de inhoud bewaren van elk document (waaronder brieven, kaartjes met opmerkingen, elektronische documenten zoals e-mails en andere gelijkaardige communicatievormen) dat u ons stuurt vóór, tijdens of na uw verblijf.

Informatie die we over u verzamelen. Bij elk bezoek dat u brengt aan onze website of app kunnen we de volgende gegevens verzamelen:

gegevens die uw persoonlijke identiteit niet vrijgeven, bijvoorbeeld het type bestemming waarover u informatie zoekt. We gebruiken deze geaggregeerde gegevens voornamelijk voor redactionele doeleinden en kunnen deze koppelen aan Persoonlijke gegevens, zoals uw naam of adres.
technische gegevens, waaronder het internetprotocol (IP)-adres dat u gebruikt om verbinding te maken met het internet op uw computer, uw aanmeldingsgegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instellingen,de datum en het tijdstip waarop u onze website bezoekt en het internetadres van de website die u rechtstreeks heeft doorgestuurd naar onze website, types en versies van browserplug-ins, het besturingssysteem en platform en gelijkaardige informatie; en
informatie over uw bezoek, waaronder het volledige Uniform Resource Locators (URL)-klikpatroon naar, op en vanaf onze website, de pagina‘s die u heeft bekeken of gezocht, de responstijden van de pagina‘s, downloadfouten, de duur van uw bezoek aan bepaalde pagina‘s, informatie over uw interactie op pagina‘s (zoals scrollen, kliks en bewegingen van de muisaanwijzer) en de methodes die worden gebruikt om de pagina te verlaten.
Informatie over minderjarigen die wordt verkregen van hun ouders of voogd. Rocco Forte Hotels verzamelt niet bewust persoonlijk identificeerbare gegevens van een persoon van wie we weten dat deze jonger dan 18 jaar is via onze websites. We kunnen mogelijk persoonlijk identificeerbare gegevens verzamelen van personen die jonger zijn dan 18 in het kader van onze reserverings- en registratieprocessen voor gasten, maar dit gebeurt steeds met de toestemming van de ouder of voogd van de persoon in kwestie.

Informatie die wordt verkregen van iemand die namens u een reservering doet. Indien u gegevens invoert namens een andere persoon, garandeert u ons dat u door die persoon gemachtigd bent om zijn of haar persoonlijke gegevens in ons systeem in te voeren en dat de gegevens die u invoert nauwkeurig en correct zijn. Indien u deze bepaling niet naleeft en u hierdoor voor ons een verlies of schade veroorzaakt, kunt u verplicht worden om ons te vergoeden voor dit verlies.

Informatie over u uit externe bronnen. Deze externe bronnen kunnen kredietinformatiebureaus en andere derden zijn. Daarnaast kunnen we bij de voorbereiding van uw verblijf uw foto ophalen uit openbaar beschikbare bronnen zodat we u kunnen herkennen en u zo een uitstekende klantenservice kunnen bieden.

Cookieverklaring

Wat zijn cookies precies?

Om de gegevens die zijn beschreven in deze verklaring te verzamelen, kunnen we cookies, webbeacons en gelijkaardige technologieën gebruiken op onze website.

Een cookie is een kleine hoeveelheid informatie die naar uw browser wordt verzonden en op de harde schijf van uw computer, mobiele telefoon of ander apparaat wordt bewaard.

U kunt uw browser zo instellen dat u een melding krijgt wanneer u een cookie ontvangt. Op die manier kunt u beslissen of u de cookie al dan niet wilt aanvaarden. Bepaalde services en functies die via onze website worden aangeboden, functioneren echter mogelijk niet correct indien uw cookies zijn uitgeschakeld.

Cookies kunnen eigen cookies of cookies van derden zijn.

Eigen cookies – cookies die de website die u bezoekt op uw computer plaatst.
Cookies van derden – cookies die via de website door derden op uw computer worden geplaatst, zoals door Google.
De cookies die op onze website worden geplaatst

Wij gebruiken de volgende cookies op onze website. We kunnen informatie uit deze verschillende types van cookies en technologieën combineren met gegevens over u die uit een andere bron afkomstig zijn.

Strikt noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn cruciaal om u op onze website te laten navigeren en u de functies van de website te laten gebruiken. Zonder deze cookies kunnen de door u gevraagde services niet worden geleverd. Ze worden verwijderd wanneer u uw browser sluit. Dit zijn eigen cookies.

Prestatiecookies. Deze cookies verzamelen informatie in een anonieme vorm over hoe gebruikers onze website en apps gebruiken. Ze geven ons de mogelijkheid om gebruikers te herkennen en het aantal gebruikers te tellen, te zien hoe gebruikers op de site navigeren wanneer ze die gebruiken en bepalen vanuit welke regio‘s ze ons bezoeken. Dit zijn eigen cookies.

Functionele cookies. Dankzij deze cookies kunnen onze website en apps onthouden welke keuzes u maakt (waaronder uw gebruikersnaam, taal of de regio waarin u zich bevindt) en u betere en meer gepersonaliseerde functies aanbieden. De informatie die deze cookies verzamelen, wordt anoniem gemaakt, en ze kunnen uw browseractiviteiten op andere websites niet bijhouden. Dit zijn eigen cookies.

Analytics. We kunnen gebruikmaken van analyseservices, zoals Google Analytics en andere aanbieders. Deze aanbieders helpen ons om te onderzoeken hoe gebruikers onze website gebruiken en om gebruikspatronen te identificeren. De informatie die door de cookie wordt gegenereerd over uw gebruik van de website (waaronder uw IP-adres) wordt verzonden naar en bewaard door aanbieders van een externe analyseservice op servers die zich buiten de EER bevinden. De informatie die in dit kader wordt verzameld (waaronder uw IP-adres en andere gegevens die automatisch worden verzameld) wordt doorgegeven aan of rechtstreeks verzameld door deze aanbieders. Externe aanbieders van analyseservices gebruiken deze informatie namens ons om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten op te stellen over de activiteiten op de website en om andere services aan te bieden met betrekking tot de activiteiten op de website en op het internet die verbonden zijn aan het gebruik van de website. Deze aanbieders kunnen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens bewaren en gebruiken die ze van gebruikers van onze Website hebben verzameld voor hun eigen activiteiten, waaronder voor de verbetering van hun producten en diensten. Klik hier voor informatie over hoe u kunt verhinderen dat deze cookies worden opgeslagen. Bovendien worden logs voor verificatie en tracering gebruikt om gebruikersstatistieken op te stellen.

Commerciële cookies. Dankzij deze cookies kunnen wij en onze adverteerders u informatie aanbieden die relevant is voor u en uw interesses. Ze worden ook gebruikt om het aantal keer dat u een advertentie ziet te beperken en om de doeltreffendheid van reclamecampagnes te meten. Ze onthouden dat u onze website heeft bezocht, de duur van uw bezoek en de advertenties die u heeft bekeken. Op die manier kunnen ze ons helpen om uw “gebruiksprofiel” op te stellen. Dit zijn permanente cookies die op uw apparaat blijven staan tot ze vervallen of tot ze eerder handmatig worden verwijderd.

Bijgevolg kunt u bepaalde advertenties van derden te zien krijgen op andere websites op basis van uw bezoeken aan onze website, omdat we deelnemen aan advertentienetwerken die door externe leveranciers worden beheerd, zoals Google Adwords, Bing Ads, Yandex, Yahoo, Baidu, Facebook en andere gelijkaardige aanbieders. Bovendien maken deze advertentienetwerken het voor ons mogelijk om onze advertenties af te stemmen op onze gebruikers op basis van demografische gegevens, afgeleide interesses en de browsercontext van gebruikers. Deze netwerken houden uw online activiteiten in de tijd bij door op geautomatiseerde wijze gegevens te verzamelen, onder meer via het gebruik van cookies, webserverlogs en webbeacons. Deze netwerken gebruiken deze informatie om u advertenties te tonen die zijn afgestemd op uw persoonlijke interesses, om uw browseractiviteit over meerdere websites heen bij te houden en om een profiel van uw internetgebruik op te stellen. De gegevens die onze leveranciers van advertentienetwerken verzamelen omvatten informatie over uw bezoeken aan websites die deelnemen aan de advertentienetwerken van de leveranciers, zoals de pagina‘s of advertenties die u bekijkt en de dingen die u doet op de websites. Deze gegevens worden zowel op onze website als op externe websites die deelnemen aan de advertentienetwerken verzameld. Dit proces helpt ons ook om de doeltreffendheid van onze marketingactiviteiten te meten. Verder kunnen we de functies van externe aanbieders van analyseservices gebruiken voor display advertisers. Dit omvat het verzamelen van specifieke gegevens uit de cookies van bezoekers, zoals de bron, het medium en de keywords die worden gebruikt om onze website te bezoeken. Voor meer informatie over hoe u zich kunt afmelden voor reclame van advertentienetwerken op basis van uw interesses kunt u de opt-out tools van de DAA hier of van Your Online Choices hier terugvinden.

Cookies van sociale media. Deze cookies bieden u samen met plug-ins van sociale media de mogelijkheid om de functionaliteit van sociale medianetwerken zoals Facebook, de +1-knop van Google, Twitter, Instagram en andere op onze website te gebruiken. Dit zijn permanente cookies die op uw apparaat blijven staan tot ze vervallen of tot ze eerder handmatig worden verwijderd. Als u gebruikmaakt van deze functionaliteit, worden de plug-in en de inhoud ervan rechtstreeks geladen vanaf de servers van de aanbieder van sociale media en in de website opgenomen door uw browser. Als u zich aanmeldt bij uw respectieve sociale media-account op het moment dat u gebruikmaakt van de plug-ins voor sociale media op onze website, zal de aanbieder van sociale media deze informatie koppelen aan uw gebruikersprofiel op de sociale media. We hebben geen invloed op de persoonlijke gegevens die de aanbieder van sociale media over u verzamelt. Raadpleeg hun privacyverklaringen voor meer informatie:

www.facebook.com/policy.php.
www.google.com/intl/de/+/policy/+1button.html.
https://twitter.com/privacy.
https://help.instagram.com/155833707900388.
privacyverklaringen van eventuele andere aanbieder van sociale media die van tijd tot tijd gelden.
Toestemming geven en afmelden voor cookies

We gaan ervan uit dat u het goed vindt dat we cookies op uw apparaat plaatsen. De meeste internetbrowsers accepteren cookies automatisch. Als u of een andere gebruiker van uw apparaat echter op een bepaald moment zijn of haar toestemming wenst in te trekken, dan kunt u cookies accepteren of weigeren door de instellingen van uw browser aan te passen. Als u ervoor kiest om cookies te weigeren, kunt u de interactieve functies van onze website, onze platforms en onze services mogelijk niet volledig gebruiken.

Wanneer u onze website bezoekt, verschijnt er een pop-upbericht dat uw toestemming vraagt om reclamecookies op uw apparaat te plaatsen. Klik op ‘Ik begrijp het’ om uw toestemming te geven. Zodra u toestemming heeft gegeven, wordt dit bericht niet meer weergegeven wanneer u de website opnieuw bezoekt. Als u of een andere gebruiker van uw apparaat echter op elk moment zijn of haar toestemming wenst in te trekken, dan kunt u cookies accepteren of weigeren door de instellingen van uw browser aan te passen. Als u uw toestemming niet intrekt, gaan we ervan uit dat u het goed vindt om cookies te ontvangen van onze website.

Voor meer informatie over welke cookies op uw apparaat kunnen worden geplaatst en hoe u dit kunt verhinderen, kunt u de tools van de DAA hier of die van Your Online Choices hier terugvinden.

In bepaalde gevallen wordt er een nieuwe cookie (Opt-Out-cookie) in uw internetbrowser geplaatst wanneer u zich afmeldt. Hierdoor weet de externe aanbieder dat hij geen gegevens van uw browser mag verzamelen en worden er geen advertenties meer aan u aangeboden.

Bezoek www.allaboutcookies.org voor meer informatie over cookies.

Waarom verzamelen en bewaren we uw persoonlijke gegevens?

We verwerken uw persoonlijke gegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en voor de volgende doeleinden:

  • reageren op uw vragen, opmerkingen, klachten en verzoeken;
  • het beheer en de administratie van uw gebruikersaccount;
  • de verwerking van uw reserveringen of annuleringen;
  • het leveren van diensten, producten of informatie die u heeft aangevraagd, waaronder nieuwsbrieven. Vervolgens kunnen we u op gezette tijden elektronische berichten sturen naar het e-mailadres dat u heeft opgegeven. Deze berichten kunnen ook specifieke advertenties en redactionele informatie over onze producten en diensten bevatten. Denk er bij uw beslissing om al dan niet te worden opgenomen in deze lijsten aan dat dergelijke lijsten alleen worden gebruikt voor interne doeleinden en dat we onze abonneelijsten niet verkopen of verhuren aan anderen. U kunt zich op elk moment afmelden door een e-mail te sturen naar unsubscribe@roccofortehotels.com of door te klikken op een van de uitschrijvingslinks, of per telefoon op het nummer +44 (0)20 7321 2626. Uw vragen zullen worden ontvangen tijdens de kantooruren in het Verenigd Koninkrijk en we streven ernaar om deze zo snel als redelijkerwijs mogelijk te beantwoorden;
  • het leveren van een hoogwaardige en gepersonaliseerde service. Het is ons doel om u een gepersonaliseerde klantenservice te bieden vóór, tijdens en na uw verblijf, of u nu een nieuwe of een terugkerende klant bent. Met het oog hierop kunnen we een profiel aanmaken waarin uw gebruikersaccount en gegevens over uw online sessies zijn opgenomen. We bewaren transactiegegevens in ons Property Management Systems (“PMS”), waaronder het aantal keer dat u bij Rocco Forte Hotels heeft verbleven. Deze informatie kan ook andere gegevens omvatten, zoals het aantal overnachtingen van elk verblijf bij ons en het aantal reserveringen dat u heeft gedaan bij onze restaurants en in onze spafaciliteiten. Om u nog beter van dienst te zijn, zijn deze gegevens beschikbaar voor alle Rocco Forte Hotels wanneer u een reservering doet en kunnen ze worden gebruikt voor profileringsdoeleinden;
  • het controleren van uw identiteit, indien vereist;
  • met u communiceren over en uw deelname beheren aan speciale evenementen, programma‘s, enquêtes, wedstrijden, loterijen en andere aanbiedingen of promoties;
  • inhoud weergeven op onze websites en in onze apps, zoals verhalen, productbeoordelingen, opmerkingen en foto‘s die door u zijn aangeleverd;
  • u laten gebruikmaken van de interactieve functies van onze apps en websites, wanneer u ervoor kiest om dit te doen;
  • claims verwerken die we ontvangen in verband met onze websites, producten en diensten;
  • de verwerking van sollicitaties die u ons stuurt en het beheer van uw aanmeldingsgegevens voor onze jobplatforms;
  • het implementeren en toepassen van onze algemene voorwaarden of van andere overeenkomsten die we met u hebben gesloten;
  • onze leveranciers en aanbieders de mogelijkheid geven om bepaalde functies namens ons uit te voeren, waaronder hosting van onze websites, apps en reserveringsplatforms, controle-, technische, logistieke of andere functies die vereist kunnen zijn om onze website en services beschikbaar te maken. Wanneer u een reservering doet, wordt uw creditcardnummer bijvoorbeeld gecontroleerd via een kaartaanbieder, maar laten we de betaling op dat moment nog niet doorgaan;
  • het beheer van financiële activiteiten, waaronder kredietwaardigheidscontroles en incasso‘s;
  • het verzenden van gepersonaliseerde marketingcommunicatie en herinneringen die u heeft aangevraagd;
  • het aanbieden van gepersonaliseerde advertenties op uw apparaten, waaronder het aanbieden van advertenties op basis van uw interesses die zijn bepaald op basis van uw eerdere zoekopdrachten, bezoeken aan subpagina‘s op onze website en andere gegevens die worden verzameld via het gebruik van“cookies” die op uw apparaten zijn geplaatst. Raadpleeg onze Cookieverklaring hierboven;
  • de beveiliging van uw gebruikersaccount en onze activiteiten verzekeren;
  • fraude of misbruiken van onze websites, producten en diensten voorkomen of detecteren, bijvoorbeeld door controlegegevens te vragen om het wachtwoord van uw account opnieuw in te stellen;
  • het beheer van de technische aspecten van onze website, waaronder probleemoplossing, diagnose van technische en serviceproblemen, tests, versleuteling en gelijkaardige activiteiten;
  • voor interne bedrijfsactiviteiten, waaronder gegevensanalyse, onderzoek, trendanalyse, statistische en enquêteringsdoeleinden, bijvoorbeeld om demografische gegevens te verzamelen over onze gebruikers, om te bepalen hoeveel tijd gebruikers doorbrengen op pagina‘s van onze website en om informatie te verzamelen over hoe onze gebruikers navigeren op onze website. We kunnen mogelijk contact opnemen met gasten om enquêtes af te nemen of werken met focusgroepen om inzicht te krijgen in uw mening over onze hotels en dienstverlening. Nu en dan zullen we informatie van een aantal gasten samenbrengen om een beter inzicht te krijgen in trends en de verwachtingen van onze gasten. Wanneer dit gebeurt, worden alle identificatiekenmerken verwijderd en kan de geaggregeerde informatie niet aan specifieke gasten worden gekoppeld;
  • het ontwikkelen en verbeteren van onze websites, producten en diensten en het meten van de doeltreffendheid van onze zakelijke activiteiten, bijvoorbeeld door de vraag naar websites, producten en diensten en opmerkingen van gebruikers of andere bijdragen te controleren; en
  • om de toepasselijke wetgeving na te leven, bijvoorbeeld naar aanleiding van een verzoek van een rechtbank of regelgevende instantie wanneer dit verzoek wordt ingediend in overeenstemming met de wet. We houden ook informatie bij om te voldoen aan de vereisten voor financiële verslaggeving, waaronder de vereisten die worden opgelegd door revisoren en regelgevende overheidsinstanties. We kunnen ook bepaalde gegevens verzamelen in overeenstemming met lokale wetten (bv. paspoortnummer, naam van alle gasten, waaronder kinderen en partners).

Juridische basis voor de verwerking

De juridische basis voor onze verwerking van uw persoonlijke gegevens voor de hierboven beschreven doeleinden omvat normaal gezien:

  • de verwerking die vereist is om te voldoen aan een contract, zoals websitevoorwaarden of een reserveringscontract dat we met u hebben afgesloten, waaronder verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in paragraaf 4 (a.), (b.), (c.), (d.), (e.), (f.), (g.), (h.), (i.), (j.), (l.), (m.) en (n.);
  • de verwerking die vereist is voor onze legitieme belangen of die van een derde, waaronder verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in paragraaf 4 (f.), (g.), (h.), (j.), (k.), (l.), (o.), (p.), (q.), (r.), (s.), (t.) en (u.), tenzij hiervoor toestemming verplicht is volgens de toepasselijke wetgeving;
  • uw toestemming, waaronder verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in paragraaf 4(o.) en (p.), wanneer deze toestemming is vereist volgens de toepasselijke wetgeving; en
  • de verwerking die vereist is voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan we zijn onderworpen, waaronder verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in paragraaf 4 (v.); en
  • andere toepasselijke juridische gronden voor de verwerking.

Openbaarmaking van uw gegevens

Er zijn omstandigheden waarin we uw persoonlijke gegevens willen of moeten doorgeven aan derden. Dit zal uitsluitend gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en voor de hierboven vermelde doeleinden. Deze omstandigheden omvatten openbaarmaking:

  • aan onze dochterondernemingen, gelieerde bedrijven, filialen of bijkantoren;
  • aan onze partnerhotels en -resorts die we beheren namens derden die hiervan eigenaar zijn. We kunnen uw reserveringsinformatie delen met deze derden wanneer dit vereist is om uw reservering te voltooien. Bovendien kunnen er gegevens over gezondheid en veiligheid of voorkeuren worden gedeeld om uw ervaring als gast te verbeteren. Indien we het beheer van een specifiek hotel of resort stopzetten, blijven alle Persoonlijke gegevens bij ons. De gegevens van de gasten die vereist zijn om lopende reserveringen te verwerken en gegevens die in het verleden werden gedeeld met de hoteleigenaar blijven echter bij de hoteleigenaar.
  • aan onze outsourcingleveranciers en -aanbieders om het aanbieden van onze website, services of inhoud aan onze gebruikers te vereenvoudigen. Wanneer u bijvoorbeeld een reservering doet via onze website of één van onze apps, worden uw gegevens overdragen naar onze property management systemen om uw reservering te voltooien;
  • aan de betaler, zoals uw werkgever. Indien uw verblijf door een derde is betaald, zullen we de factuurinformatie aan deze betalende partij leveren;
  • aan onze analysepartners, zoals een CRM-bedrijf en/of een marketing- en communicatiebedrijf voor statistische en analysedoeleinden. Er kunnen bijvoorbeeld gegevens worden verzameld via enquêtes door een derde die met ons een contract heeft gesloten;
  • aan onze reclamepartners die ons de mogelijkheid bieden om gepersonaliseerde advertenties of gelijkaardige reclame te leveren op uw apparaten. Als u dergelijke advertenties niet wenst te ontvangen, kunt u zich hiervoor afmelden met de tools die worden toegelicht in paragraaf 3;
  • mits uw toestemming, aan onze marketingpartners, die contact met u kunnen opnemen per post, e-mail, telefoon, sms of op een andere manier. Indien u niet wilt dat zij contact met u opnemen, kunt u zich op elk moment uitschrijven;
  • aan externe ontwikkelaars van residentieel vastgoed. U kunt de website van de specifieke ontwikkelaar raadplegen voor het beleid met betrekking tot de verzameling, opslag en het gebruik van deze gegevens.
  • aan externe aanbieders en consultants, bijvoorbeeld om de veiligheid of integriteit van ons bedrijf te beschermen, waaronder onze databases en systemen, en om te reageren op incidenten of in het kader van de bedrijfscontinuïteit;
  • tijdelijk of permanent aan een andere rechtspersoon met het oog op een joint venture, samenwerking, financiering, verkoop, fusie, reorganisatie, wijziging van rechtspersoon, ontbinding of een gelijkaardige gebeurtenis. Bij een fusie of verkoop worden uw persoonlijke gegevens permanent overgedragen naar het overnemende bedrijf of naar de nieuwe eigenaar.
  • aan openbare instanties wanneer de wet dit vereist; en
  • aan andere derden wanneer u hiervoor uw toestemming heeft gegeven.
  • Onze websites kunnen blogs, forums en discussiegroepen omvatten. Denk eraan dat een deel van of alle informatie die u geeft (waaronder Persoonlijke gegevens) in de context van deze activiteiten openbaar kan worden gemaakt.

Hoe worden mijn Persoonlijke gegevens beveiligd?

Wij streven ernaar om de privacy te beschermen van uw account en andere Persoonlijke gegevens die we in onze bestanden bewaren. Jammer genoeg kunnen we niet altijd een volledige beveiliging garanderen. Ongeoorloofde toegang of gebruik, hardware- of softwarestoringen en andere facturen kunnen de veiligheid van gebruikersgegevens in gevaar brengen. Hoewel we ernaar streven om een afdoende contractuele bescherming te voorzien, kunnen we de beveiliging van Persoonlijke gegevens in databases die door derden worden gehost niet garanderen.

Elk eigendom van Rocco Forte Hotels bewaart Persoonlijke gegevens op een beveiligde locatie, hetzij in een database, een PMS, een marketing- en onderzoeksdatabase of een archiefkast. Bovendien nemen we maatregelen om te verzekeren dat alleen specifieke personen toegang hebben tot deze gegevens. Vanwege de persoonlijke aard van de gegevens die u verstrekt wanneer u een reservering doet via onze website of mobiele apps, maakt Rocco Forte Hotels ook gebruik van versleutelingstechnologie om uw gegevens te beschermen. Bij het delen van gegevens worden Persoonlijke gegevens die Rocco Forte Hotels of een extern reserveringskantoor heeft verzameld in een beveiligd bericht naar het desbetreffende hotel of resort gestuurd.

Wanneer u zich aanmeldt om een Reserveringsprofiel of een Gastenserviceprofiel aan te vullen of te wijzigen, wordt onze online communicatie met u door versleutelingstechnologie van het hoogste niveau beschermd tegen afluistertechnieken, afhankelijk van de browser die u gebruikt. Om uw privacy en de bescherming van de gegevens die u met ons deelt te garanderen, laten we uitsluitend versleutelde communicatie toe van al onze webformulieren.

Creditcardgegevens worden verzonden en bewaard in een versleuteld formaat en de versleuteling wordt alleen ongedaan gemaakt wanneer dit vereist is om betalingen uit te voeren of als garantie voor verblijven in de toekomst. De toegang tot onversleutelde creditcardgegevens wordt beperkt tot specifieke personen in overeenstemming met de best practices die zijn vastgelegd in de PCI DSS.

Wij streven ernaar om de veiligheid van uw gegevens bij de verzending te beschermen met behulp van Secure Sockets Layer (SSL)-technologie. Deze technologie versleutelt de gegevens die u invoert en is gecertificeerd door de Secure Server Certification Authority. We tonen alleen de laatste vier cijfers van uw creditcardnummers bij de bevestiging van een reservering of de verwerking van online aankooptransacties. We verzenden natuurlijk wel het volledige creditcardnummer naar het correcte creditcardbedrijf ter controle of tijdens de betaling. Het is belangrijk dat u gepaste beschermingsmaatregelen neemt tegen ongeoorloofde toegang tot uw wachtwoord en uw computer. Zorg ervoor dat u zich afmeldt wanneer u klaar bent met het gebruik van een gedeelde computer.

Het is belangrijk dat u er zich van bewust bent dat e-mailcommunicatie niet beveiligd is. Het gebruik van e-mail brengt inherente risico‘s met zich mee. Wees u hiervan bewust wanneer u informatie aanvraagt of formulieren naar ons verzendt per e-mail (bijvoorbeeld via de “Contact”-pagina van onze website). We raden u aan om geen vertrouwelijke gegevens (zoals creditcardgegevens) in een e-mail op te nemen. Voor uw veiligheid zullen onze antwoorden via e-mail geen vertrouwelijke gegevens bevatten.

Sluit ten slotte uit voorzorg altijd uw browser wanneer u klaar bent met een formulier of met de reserveringswebsite. Hoewel de sessie na een korte periode van inactiviteit wordt afgesloten, is het aanbevolen om uw browsers onmiddellijk na afloop te sluiten.

Worden mijn Persoonlijke gegevens in het buitenland bewaard?

We kunnen uw gegevens bewaren buiten het land waarin ze werden verzameld (inclusief in landen waar we hotels ontwikkelen of uitbaten) om verschillende redenen. Deze redenen zijn onder meer: om een contract met u aan te gaan of uit te voeren, om een kamer te reserveren, om online aankooptransacties te verwerken, om te antwoorden op of actie te ondernemen op basis van uw vragen of verzoeken, voor verwerking door ons of namens de hotels en residentiële eigendommen die wij beheren, om u een meer gepersonaliseerde service te bieden, om u op de hoogte te houden van nieuws en promoties over producten en diensten die verband houden met Rocco Forte Hotels en over andere producten en diensten waarvan we denken dat ze u mogelijk kunnen interesseren, en voor statistische en analysedoeleinden. Onze belangrijkste bedrijfssystemen, waaronder de property management systemen, bevinden zich in datacenters binnen de EER of de VS of Rusland.

Gegevens kunnen worden overgedragen naar een land dat mogelijk niet hetzelfde niveau van privacybescherming biedt als het land waarin de gegevens werden verzameld. We zullen echter redelijke stappen ondernemen (waaronder het aangaan van overeenkomsten inzake de doorgifte van gegevens op basis van de modelclausules van de Europese Commissie indien vereist) om te verzekeren dat uw gegevens op gepaste wijze beschermd worden door geschikte technische, organisatorische, contractuele of andere wettige middelen. Indien u zich in de Europese Economische Ruimte of in het Verenigd Koninkrijk bevindt, kunt u contact met ons opnemen voor een kopie van de beveiligingsmaatregelen die we hebben genomen om uw persoonlijke gegevens en privacyrechten te beschermen in deze omstandigheden.

Hoe lang worden mijn Persoonlijke gegevens bewaard?

Uw persoonlijke gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden of zolang als vereist is door de toepasselijke lokale wetgeving. Neem contact met ons op voor meer informatie over de geldende bewaartermijnen.

We kunnen uw persoonlijke gegeven in een anonieme vorm, die niet meer naar u verwijst, zonder beperking bewaren voor statistische doeleinden voor zover we een legitiem en wettig belang hebben om dit te doen.

Uw rechten

Als u een van uw rechten met betrekking tot uw Persoonlijke gegevens wenst uit te oefenen, stuurt u een verzoek via de volgende communicatiemethode:

via e-mail naar dataprivacy@roccofortehotels.com;
via e-mail naar unsubscribe@roccofortehotels.com voor het intrekken van uw toestemming/uitschrijvingsverzoeken;
via telefoon op het nummer +44 (0)20 7321 2626.
Recht op de indiening van een toegangsverzoek voor betrokkene (SAR)

We begrijpen dat u mogelijk wilt weten welke Persoonlijke gegevens we over u bewaren. We helpen u graag verder met uw verzoek. Om uw Persoonlijke gegevens te beschermen, moet u echter wel uw identiteit aan ons bewijzen op het moment dat u het verzoek indient. U kunt een verzoek ook per e-mail indienen.

Wanneer u een verzoek indient, zullen we u vragen om een vorm van identificatie met foto voor te leggen, zoals een paspoort of een rijbewijs, en kunnen we u vragen om een aanvraagformulier te ondertekenen. Indien u het verzoek schriftelijk per e-mail of brief indient, hebben we nog andere informatie nodig zodat we deze aan onze eigen gegevens kunnen toetsen en ons kunnen verzekeren van uw identiteit.

De hierboven vermelde informatie is vereist om een audit trail te creëren van hoe het verzoek is afgehandeld. Wanneer een verzoek wordt ingediend, kan alle correspondentie en elke aanvraag worden bewaard en worden toegevoegd aan uw Persoonlijke gegevens.

Rocco Forte Hotels zal alle verzoeken zo snel mogelijk beantwoorden, en in ieder geval binnen de door de wet opgelegde termijnen.

Rocco Forte Hotels behoudt zich het recht voor om in bepaalde omstandigheden, zoals toegestaan door de wet, toegang tot uw Persoonlijke gegevens te weigeren. Indien uw Persoonlijke gegevens niet aan u worden vrijgegeven, wordt u op de hoogte gebracht van de redenen voor deze weigering.

Indien u een My RF Account heeft, kunt u toegang krijgen tot een deel van uw gastgegevens op /account/login/ of via de mobiele apps van RF, en kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord gebruiken om toegang te krijgen tot uw Persoonlijke gegevens.

Recht op bezwaar tegen de verwerking van gegevens, met inbegrip van automatische verwerking en profilering

Neem contact met ons op als u op een bepaald moment wenst dat uw Persoonlijke gegevens worden verwijderd uit onze gastendatabase en systemen, of als u niet wilt worden opgenomen in onze profileringsmodule.

Rocco Forte Hotels streeft ernaar om uw verzoek binnen de 72 uur te beantwoorden. Het kan echter tot 7 dagen duren om uw profiel van al onze systemen te verwijderen.

Recht op rectificatie

U kunt ons verzoeken om incorrecte persoonlijke gegevens te verbeteren en/of om onvolledige persoonlijke gegevens aan te vullen.

Recht op intrekking van toestemming

De toepasselijke wetgeving kan u het recht geven om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonlijke gegevens op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft geen invloed op de wettigheid van de verwerking op basis van uw eerdere toestemming. Indien u uw toestemming intrekt, kunt u mogelijk niet langer gebruikmaken van bepaalde functies van de service waarvoor de verwerking van uw persoonlijke gegevens vereist is.

Recht op uitwissing

U kunt verzoeken dat we uw Persoonlijke gegevens wissen en we zullen dit verzoek honoreren, tenzij er een wettige reden is om dit niet te doen. Er kan bijvoorbeeld een legitieme dwingende reden zijn om uw Persoonlijke gegevens te bewaren, zoals een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen, of als de bewaring noodzakelijk is voor ons om onze wettelijke verplichtingen na te leven.

Recht op dataportabiliteit

In bepaalde omstandigheden kunt u vragen dat we uw persoonlijke gegevens in een gestructureerd, courant gebruikt en door een machine leesbaar formaat verstrekken en deze overdragen naar een andere aanbieder van dezelfde of gelijkaardige diensten. Hoewel we niet van mening zijn dat dit relevant is voor onze diensten, zullen we een dergelijk verzoek honoreren in overeenstemming met de wet. Denk eraan dat de overdracht naar een andere aanbieder niet betekent dat Persoonlijke gegevens worden gewist die mogelijk nog vereist zijn voor legitieme en wettige doeleinden.

Uw recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

We raden u aan om contact met ons op te nemen bij eventuele vragen of wanneer u een klacht heeft over de manier waarop we uw Persoonlijke gegevens verwerken. U heeft echter het recht om rechtstreeks contact op te nemen met de toezichthoudende autoriteit. Hier vindt u een lijst met de nationale gegevensbeschermingsautoriteiten in de EU.