Rocco Forte Hotels Limited, samen met zijn directe en indirecte dochterbedrijven en alle afzonderlijke rechtspersonen die in zijn naam hotels en resorts beheren in de hele wereld (hierna gezamenlijk “Rocco Forte-hotels”, “wij”, “ons”, “onze” genoemd) hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens. Deze privacyverklaring ("verklaring") beschrijft welke informatie wij verzamelen over onze gasten, bezoekers, gebruikers van websites en mobiele apps, ontvangers van cadeaubonnen, abonnees, mensen die een vraag stellen, zakelijke contacten en andere personen (elk hierna "gast","gebruiker","u" of "uw" genoemd).


Rocco Forte Hotels biedt een brede waaier aan luxueuze vrijetijdsproducten en -diensten, zoals hotels en resorts, bars, wellnesscentra, fitnessen, restaurants, privé-eetzalen, catering, evenementen en conferentiediensten. Onze hotelmerken zijn Rocco Forte Hotels, Brown's Hotel, The Balmoral, Hotel Amigo, Hotel Astoria, Hotel de Rome, Villa Kennedy, The Charles Hotel, Hotel de Russie, Hotel Savoy, Verdura Resort, Assila Hotel, Angleterre Hotel en andere hotels van tijd tot tijd. Onze andere merken zijn F&B Outlets, Spa Outlets, Forte Organics en andere merken van tijd tot tijd.


Als u ons toestemming geeft voor marketingdoeleinden zullen we u berichten sturen van de Rocco Forte Hotels-groep en zijn hotels, restaurants, bars en wellnesscentra over nieuws, aanbiedingen, producten en diensten die door ons en onze partners worden verstrekt en die voor u interessant kunnen zijn, zoals verder beschreven oproccofortehotels.com/privacy, die u via e-mail en andere marketingkanalen kunt ontvangen. U kunt uw favoriete marketingkanalen wijzigen door de link te volgen in de bevestigingsmail die u na uw bevestiging van het abonnement hebt ontvangen, door hier te klikken of door de stappen in deze alinea te volgen 4.


We verwelkomen graag uw gezin en kinderen in onze hotels, resorts, restaurants en faciliteiten. Onze diensten, inclusief onze website, app en andere diensten, zijn echter niet rechtstreeks voor kinderen bedoeld en mogen niet door hen worden gebruikt, tenzij dit onder toezicht gebeurt. Lees voor meer informatie het onderdeel Informatie over kinderen hieronder.


Lees deze verklaring aandachtig. Door onze website te bezoeken, onze services te gebruiken of op een andere manier contact met ons op te nemen, erkent u dat u instemt met de gegevensverwerkingsactiviteiten die in deze privacyverklaring zijn beschreven. Houd er rekening mee dat websites waarnaar een link is opgenomen zijn onderworpen aan hun eigen voorwaarden en privacyverklaring. Als we deze verklaring wijzigen, betekent het feit dat u onze website en diensten blijft gebruiken dat u de gewijzigde verklaring bevestigt.


Bij vragen over deze verklaring, kunt u contact met ons opnemen per e-mail via dataprivacy@roccofortehotels.com of kunt u een brief richten aan ons kantoor op het adres Rocco Forte Hotels, Data Privacy Enquiries, 70 Jermyn Street, Londen, SW1Y 6NY. Uw vragen zullen worden ontvangen tijdens de kantooruren in het Verenigd Koninkrijk en we streven ernaar om deze zo snel als redelijkerwijs mogelijk te beantwoorden.

 

Deze versie van onze privacyverklaring werd gepubliceerd in maart 2018.

Inhoud

1.      Welke informatie kunnen we over u verzamelen?   2

2.      Cookieverklaring   3

3.      Hoe gebruiken we uw informatie?   4

4.      Uw recht om u af te melden   5

5.      Openbaarmaking van uw gegevens  5

6.      Worden mijn gegevens in het buitenland overgedragen?   6

7.      Beveiliging van uw gegevens  6

8.      Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?   7

9.      Informatie over kinderen   7

10.         Uw rechten   7

 

  1. 1.     Welke informatie kunnen we over u verzamelen?

 

We kunnen de volgende informatie over u verwerken:

  • Informatie die u ons verstrekt. U kunt ons informatie over uzelf geven door formulieren (of een deel ervan) in te vullen, een gebruikersaccount of profiel in te stellen, u in te schrijven voor nieuwsbrieven en andere services, een reservering te doen of te annuleren of door een product te bestellen, te solliciteren voor een vacature, informatie te uploaden naar onze website, een "vraag" te verzenden over één van onze hotels of resorts, ons contactformulier te gebruiken, deel te nemen aan een van onze online enquêtes, prijstrekkingen of promoties, of door contact met ons op te nemen in een persoonlijke of professionele hoedanigheid per e-mail , telefoon of anderszins. Deze gegevens kunnen uw naam, e-mailadres, factuuradres, kamervoorkeuren of speciale verzoeken, telefoonnummer, informatie over garanties en waarborgen om uw reservatie te bevestigen, de inhoud van elke e-mail die u naar ons stuurt en alle andere gelijkaardige informatie omvatten. U bent niet verplicht om deze informatie te verstrekken, maar zonder deze informatie kunnen we bepaalde services, inhoud of informatie die u vraagt mogelijk niet aanbieden.
  • Informatie die tijdens uw verblijf bij ons wordt verzameld. We registreren uw gespecificeerde uitgaven en andere kosten die aan uw kamer worden gefactureerd. Gegevens die specifiek zijn voor uw verblijf kunnen ook worden opgeslagen, zoals serviceverzoeken, uw kredietwaardigheid, speciale voorkeuren of gezondheidsgerelateerde verzoeken. De specifieke informatie over uw verblijf wordt in ons property management-systemem bewaard en gecombineerd met gegevens van uw eerdere bezoeken aan dat hotel of aan andere hotels binnen onze groep. Er kunnen beelden van u worden vastgelegd als u zich begeeft in zones die door een beveiligingscamera worden bewaakt.
  • Informatie die wij over u verzamelen. Met betrekking tot uw websitebezoeken of app-gebruik kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:
  • gegevens die uw persoonlijke identiteit niet vrijgeven, bijvoorbeeld het type bestemming waarover u informatie zoekt. We gebruiken deze gegevens voornamelijk om de relevantie van de communicatie te waarborgen en we kunnen deze koppelen aan uw naam of e-mailadres;
  • technische gegevens, waaronder het internetprotocol (IP)-adres dat u gebruikt om verbinding te maken met het internet op uw computer, uw aanmeldingsgegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instellingen,de datum en het tijdstip waarop u onze website bezoekt, en versies van browserplug-ins, het besturingssysteem en platform en gelijkaardige informatie; en
  • Informatie over uw bezoek, waaronder het volledige Uniform Resource Locators (URL)-klikpatroon naar, op en vanaf onze website, de pagina‘s die u heeft bekeken of gezocht, de responstijden van de pagina‘s, downloadfouten, de duur van uw bezoek aan bepaalde pagina‘s, informatie over uw interactie op pagina‘s (zoals scrollen, kliks en bewegingen van de muisaanwijzer) en de methodes die worden gebruikt om de pagina te verlaten.
  • Informatie over kinderen onder de 16 jaar.  We zullen bepaalde informatie over uw kinderen verzamelen, zoals beschreven in het onderdeel Informatie over kinderen hieronder.
  • Informatie die wordt verkregen van iemand die namens u een reservering doet. Als u namens een andere persoon handelt, verbindt u zich ertoe dat u door die persoon gemachtigd bent om zijn persoonlijke gegevens te verstrekken en dat de aan ons verstrekte informatie correct is. U bent mogelijk aansprakelijk voor eventueel verlies of schade die wij lijden als gevolg van uw schending van deze verbintenis.
  • Informatie over u uit externe bronnen. We kunnen informatie ontvangen van kredietinformatiebureaus, online reisbureaus die u gebruikt om een reservering of aanvraag te doen, of onze breedbandprovider en andere serviceproviders die ons voor factureringsdoeleinden zullen informeren als onze gasten gebruikmaken van bepaalde services en andere derden. Daarnaast kunnen we bij de voorbereiding van uw verblijf uw foto ophalen uit openbaar beschikbare bronnen zodat we u kunnen herkennen en u zo een uitstekende klantenservice kunnen bieden.

Wanneer de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming van toepassing is op onze verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld als u klant bent bij een van onze hotels of bedrijven van de groep die in Europa zijn gevestigd, dan kunnen een deel van de gegevens die door dit bedrijf van de groep over u wordt verzameld zogenaamde "persoonsgegevens" zijn. In dat geval wordt u een "betrokkene" genoemd. Persoonsgegevens bevatten alle informatie waardoor u rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificatiekenmerk zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatiekenmerk of aan de hand van één of meerdere factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Indien van toepassing zullen wij uw persoonlijke gegevens verwerken in overeenstemming met dergelijke wetten.

 

  1. 2.     Cookieverklaring

 

Wat zijn cookies precies?

 

Om bepaalde gegevens die zijn beschreven in deze verklaring te verzamelen, kunnen we cookies, webbeacons en gelijkaardige technologieën gebruiken op onze website en apps. Een cookie is een klein stukje informatie dat naar uw browser wordt verzonden en op uw apparaat wordt opgeslagen. First-party cookies worden geplaatst door de website die u bezoekt. Third-party cookies worden geplaatst door derden zoals Google. Bezoek www.allaboutcookies.org voor meer informatie over cookies.

 

Cookies die via onze website worden geplaatst

 

Wij gebruiken de volgende cookies.

 

  • Strikt noodzakelijke cookies. Deze first-party cookies zijn cruciaal om u op onze website te laten navigeren en u de functies van de website te laten gebruiken. Zonder deze cookies kunnen de door u gevraagde services niet worden geleverd. Ze worden verwijderd wanneer u uw browser sluit.

 

  • Prestatiecookies. Deze first-party cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers onze website en apps gebruiken. Ze geven ons de mogelijkheid om gebruikers te herkennen en het aantal gebruikers te tellen, te zien hoe gebruikers op de website navigeren wanneer ze die gebruiken en bepalen vanuit welke regio‘s ze ons bezoeken.

 

  • Functionele cookies. Dankzij deze first-party cookies kunnen onze website en apps onthouden welke keuzes u maakt, waaronder uw gebruikersnaam, taal of de regio waarin u zich bevindt, en u betere en meer gepersonaliseerde functies aanbieden.

 

  • Analytics. We kunnen gebruikmaken van analyseservices, zoals Google Analytics en andere aanbieders. Uw IP-adres en andere gegevens worden verzameld door geautomatiseerde procédés om uw gebruik van de website te evalueren, rapporten over de website-activiteit op te stellen, gebruikerspatronen te identificeren en gerelateerde services aan te bieden. Deze aanbieders kunnen geaggregeerde gegevens bewaren en gebruiken die ze van onze gebruikers hebben verzameld voor hun eigen activiteiten, waaronder voor verbetering van hun producten en diensten. Klik hier voor meer informatie over hoe Google Analytics uw informatie gebruikt. Bovendien worden logs voor verificatie en tracering gebruikt om gebruikersstatistieken op te stellen.

 

  • Commerciële cookies. Met deze cookies kunnen wij en onze adverteerders advertenties weergeven die relevant zijn voor u, uw interesses en demografisch profiel en de effectiviteit van advertentiecampagnes meten. Ze onthouden dat u onze website heeft bezocht, de duur van uw bezoek en de advertenties die u heeft bekeken. Deze informatie wordt opgeslagen in uw “gebruiksprofiel”. Dit zijn permanente cookies die op uw apparaat blijven staan tot ze vervallen of tot ze eerder handmatig worden verwijderd. Als gevolg hiervan ziet u onze advertenties misschien ook op andere websites die deelnemen aan advertentienetwerken die worden beheerd door externe leveranciers, zoals Google AdWords, Bing Ads, Yandex en Facebook.

 

  • Cookies van sociale media. Met deze cookies kunt u eenvoudig uw sociale media gebruiken, zoals Facebook, Twitter en Instagram. Dit zijn permanente cookies die op uw apparaat blijven staan tot ze vervallen of tot ze eerder handmatig worden verwijderd. Als u gebruikmaakt van deze functionaliteit, worden de plug-in en de inhoud ervan rechtstreeks geladen vanaf de servers van de aanbieder van sociale media en in de website opgenomen door uw browser. Als u zich aanmeldt bij uw respectieve sociale media-account op het moment dat u gebruikmaakt van de plug-ins voor sociale media op onze website, zal de aanbieder van sociale media deze informatie koppelen aan uw gebruikersprofiel op de sociale media. We hebben geen invloed op de persoonlijke gegevens die de aanbieder van sociale media over u verzamelt. Voor meer informatie verwijzen we naar de privacyverklaringen van Facebook, Twitter, Instagram en andere sociale mediaplatformen.

 

We kunnen informatie van cookies en andere technologieën combineren met andere informatie over u.

 

Cookietoestemming

 

We gaan ervan uit dat u het goed vindt dat we cookies op uw apparaat plaatsen. Wanneer u onze website bezoekt, verschijnt er een pop-upbericht dat uw toestemming vraagt om reclamecookies op uw apparaat te plaatsen.  Klik op ‘Ik begrijp het’ om uw toestemming te geven. Zodra u toestemming heeft gegeven, wordt dit bericht niet meer weergegeven wanneer u de website opnieuw bezoekt. 

 

  1. 3.     Hoe gebruiken we uw informatie?

 

Wij kunnen uw informatie verwerken in overeenstemming met de wet om:

 

(a)        te reageren op uw vragen, opmerkingen, klachten en verzoeken en deze te verwerken;

(b)        uw boekingen of annuleringen te verwerken, de door u gevraagde diensten, producten of inhoud te verstrekken, uw gebruikersaccount te beheren, serviceberichten te verzenden en u de mogelijkheid te geven deel te nemen aan interactieve functies van onze apps en websites, wanneer u ervoor kiest om dit te doen;

(c)        u een aangepaste en premiumservice te bieden, inclusief klantenservice voor, tijdens en na uw verblijf, of u nu een nieuwe of een terugkerende klant bent. Voor deze doeleinden kunnen we een profiel over u maken, die informatie uit ons Property Management-systeem omvat, waarmee we ook onze de relevantie van onze berichten kunnen vergroten;

(d)        inhoud weer te geven op onze websites en in onze apps, zoals verhalen, productbeoordelingen, opmerkingen en foto‘s die door u zijn aangeleverd;

(e)        sollicitaties te behandelen, profilering uit te voeren voor wervingsdoeleinden, uw inloggegevens op onze loopbaanplatforms te beheren en rekruteringstools te gebruiken die ons in staat stellen de geschiktheid van onze sollicitanten voor specifieke rollen te beoordelen;

(f)         onze leveranciers en aanbieders de mogelijkheid te geven om bepaalde functies namens ons uit te voeren, waaronder hosting van onze websites, apps en reserveringsplatforms, verificatie, technische, logistieke of andere functies;

(g)        u gepersonaliseerde marketingcommunicatie, waarschuwingen en nieuwsbrieven via onze marketingkanalen te sturen en gepersonaliseerde advertenties op uw apparaten te plaatsen, met uw toestemming of anderszins zoals wettelijk is toegestaan;

(h)        met u communiceren over en uw deelname beherenaan speciale evenementen, programma‘s, enquêtes, wedstrijden, prijstrekkingen en andere aanbiedingen of promoties;

(i)         om onze activiteiten te beheren, inclusief financiële transacties, kredietwaardigheidscontroles en incasso's;

(j)         om de veiligheid van uw gebruikersaccount, onze gebouwen en faciliteiten en ons bedrijf te garanderen, bijvoorbeeld door het controleren van accountactiviteiten en het plaatsen van camera‘s; uw identiteit te controleren wanneer dat nodig is; om fraude of misbruik van onze websites, producten en diensten te voorkomen of op te sporen, bijvoorbeeld door verificatiegegevens op te vragen om uw wachtwoord opnieuw in te stellen; om onze algemene handelsvoorwaarden of andere met u gesloten overeenkomsten uit te voeren en te handhaven; om technische aspecten van onze website te beheren, inclusief probleemoplossing, diagnose van technische en serviceproblemen, testen, versleuteling en soortgelijke activiteiten;

(k)        om data-analyses, statistisch onderzoek en trendanalyses uit te voeren met betrekking tot gebruikersactiviteiten, demografische informatie, gastprofielen, opmerkingen van gebruikers of andere bijdragen om onze websites, producten en diensten te ontwikkelen en te verbeteren en om de effectiviteit van onze zakelijke inspanningen te waarborgen;

(l)         om de toepasselijke wetgeving na te leven, bijvoorbeeld naar aanleiding van een verzoek van een rechtbank of regelgevende instantie wanneer dit verzoek wordt ingediend in overeenstemming met de wet. We houden ook informatie bij om te voldoen aan de vereisten voor financiële verslaggeving, waaronder de vereisten die worden opgelegd door revisoren en regelgevende overheidsinstanties. We kunnen ook bepaalde gegevens verzamelen in overeenstemming met lokale wetten (bv. paspoortnummer, naam van alle gasten, waaronder kinderen en partners).

 

De juridische grond voor onze verwerking van uw persoonlijke gegevens voor de hierboven beschreven doeleinden omvat normaal gezien:

 

  • de verwerking die vereist is om te voldoen aan een contract, zoals onze algemene voorwaarden of onze boekingsvoorwaarden, waaronder de verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in pagraaf (a), (b), (c) en (d);
  • verwerking die vereist is voor de gerechtvaardigde belangen van ons of een derde partij, zoals de verwerking voor de doeleinden uiteengezet in paragraaf (e), (f), (h), (i), (j) en (k), die wordt uitgevoerd op basis van onze gerechtvaardigde belangen om ervoor te zorgen dat onze website, diensten en inhoud competitief zijn en efficiënt worden verstrekt, zonder vertragingen en op een gebruikersvriendelijke en gepersonaliseerde manier, rekening houdend met de feedback van gebruikers, gegevens en profielen, om de beveiliging van ons bedrijf en de gegevens van onze gebruikers, en een goed en efficiënt beheer van ons bedrijf te garanderen, tenzij toestemming is vereist voor dergelijke verwerking onder de toepasselijke wetgeving;
  • uw toestemming, waaronder verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in paragraaf (g) en 2, wanneer deze toestemming is vereist volgens de toepasselijke wetgeving;
  • de verwerking die vereist is voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan we zijn onderworpen, waaronder verwerking voor de doeleinden die zijn beschreven in paragraaf (l); en
  • andere toepasselijke juridische gronden voor verwerking van tijd tot tijd.

 

  1. 4.     Uw recht om u af te melden

 

Als u wilt dat wij u geen marketingcommunicatie meer sturen, kunt u hier klikken om u af te melden, de afmeldingslink in onze marketingcommunicatie volgen of uw app-instellingen aanpassen. Hoewel we u aanmoedigen om de afmeldingslink en de app-instellingen te gebruiken omdat deze automatisch werken, kunt u ons ook een verzoek sturen via unsubscribe@roccofortehotels.com of bellen naar +44 (0)20 7321 2626. Uw vragen zullen worden ontvangen tijdens de kantooruren in het Verenigd Koninkrijk en we streven ernaar om deze zo snel als redelijkerwijs mogelijk te beantwoorden.

 

Als u of een andere gebruiker van uw apparaat op een bepaald moment zijn of haar cookietoestemming wenst in te trekken, dan kunt u cookies accepteren of weigeren door de instellingen van uw browser aan te passen. Als u ervoor kiest om cookies te weigeren, kunt u de interactieve functies van onze website, inhoud en services mogelijk niet volledig gebruiken. Voor meer informatie over welke cookies op uw apparaat kunnen worden geplaatst en hoe u dit kunt verhinderen, kunt u de tools van de DAA hier, of die van Your Online Choices hier of NAI hier terugvinden. U kunt zich hier afmelden voor Google Analytics. In bepaalde gevallen wordt er een nieuwe cookie (Opt-Out-cookie) in uw internetbrowser geplaatst wanneer u zich afmeldt. Hierdoor weet de externe aanbieder dat hij geen gegevens van uw browser mag verzamelen en worden er geen advertenties meer aan u aangeboden.

 

  1. 5.     Openbaarmaking van uw gegevens

 

Wij kunnen uw gegevens in overeenstemming met de wet voor de hierboven genoemde doeleinden verstrekken aan derden, waaronder:

 

  • aan onze dochterondernemingen, filialen, vestigingen of geassocieerde kantoren door middel van toegang tot onze systemen, zoals het Property Management-systeem, of anderszins;
  • aan onze partnerhotels en -resorts die we beheren namens derden die hiervan eigenaar zijn. We kunnen uw reserveringsinformatie delen met deze derden wanneer dit vereist is om uw reservering en andere aanvragen te voltooien. Bovendien kunnen er gegevens over gezondheid en veiligheid of voorkeuren worden gedeeld om uw ervaring als gast te verbeteren. Indien we het beheer van een specifiek hotel of resort stopzetten, blijven alle persoonlijke gegevens bij ons. De gegevens van de gasten die vereist zijn om lopende reserveringen te verwerken en gegevens die in het verleden werden gedeeld met de hoteleigenaar blijven echter bij de hoteleigenaar;
  • het publiek wanneer u informatie hebt opgenomen in onze blogs, forums en discussiegroepen;
  • onze outsourcingleveranciers, aanbieders, consultants, databases, aanbieders van diensten voor respons bij incidenten en business continuity; onze partners voor analyse en klantrelatiebeheer; onze marketing-, communicatie- en advertentiepartners;
  • online reisagenten die u gebruikt om een reservering of aanvraag te doen;
  • de betaler, zoals uw werkgever die namens u betaalt en uw factuurgegevens ontvangt;
  • externe ontwikkelaars van residentieel vastgoed, indien u ons hiervoor toestemming geeft;
  • tijdelijk of permanent aan een rechtspersoon met het oog op een joint venture, samenwerking, financiering, verkoop, fusie, reorganisatie, wijziging van rechtspersoon, ontbinding of een gelijkaardige gebeurtenis. Bij een fusie of verkoop worden uw persoonlijke gegevens permanent overgedragen naar het overnemende bedrijf of naar de nieuwe eigenaar;
  • openbare instanties wanneer de wet dit vereist; en
  • andere derden wanneer u hiervoor uw toestemming heeft gegeven.

     

  1. 6.     Worden mijn gegevens in het buitenland overgedragen?

 

We kunnen uw gegevens overdragen buiten het land waarin ze werden verzameld (inclusief in landen waar we hotels ontwikkelen of uitbaten) voor de doeleinden en aan de partijen die hierboven worden vermeld. Onze belangrijkste bedrijfssystemen, waaronder het property management-systeem, bevinden zich in datacenters binnen de EER of de VS of Rusland. 

 

Gegevens kunnen worden overgedragen naar een land dat mogelijk niet hetzelfde niveau van privacybescherming biedt als het land waarin de gegevens werden verzameld. We zullen echter redelijke stappen ondernemen (waaronder het aangaan van overeenkomsten inzake de doorgifte van gegevens op basis van de modelclausules van de Europese Commissie indien vereist) om te verzekeren dat uw gegevens op gepaste wijze beschermd worden door geschikte technische, organisatorische, contractuele of andere wettige middelen. Indien u zich in de Europese Economische Ruimte of in het Verenigd Koninkrijk bevindt, kunt u contact met ons opnemen voor een kopie van de beveiligingsmaatregelen die we hebben genomen om uw persoonlijke gegevens te beschermen in deze omstandigheden.

 

  1. 7.     Beveiliging van uw gegevens

 

Wij streven ernaar uw gegevens te beschermen via de onderstaande maatregelen. Jammer genoeg kunnen we niet altijd een volledige beveiliging garanderen. Ongeoorloofde toegang of gebruik, hardware- of softwarefouten, gebeurtenissen buiten onze controle en andere factoren, kunnen de beveiliging van uw gegevens in gevaar brengen. Desalniettemin zullen wij onze verplichting naleven om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen zodat ze beschermd zijn tegen de risico's van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.

 

Elk bedrijf van de Rocco Forte Hotels-groep bewaart gegevens over zijn gasten op een veilige locatie, of het nu gaat om een database, een property management-systeem, een marketing- en onderzoeksdatabase of een archiefkast. Bovendien nemen we maatregelen om te verzekeren dat alleen specifieke personen toegang hebben tot deze gegevens. Wanneer u zich aanmeldt om een Reserveringsprofiel of een Gastenserviceprofiel aan te vullen of te wijzigen, wordt onze online communicatie met u door versleutelingstechnologie beschermd tegen afluistertechnieken, afhankelijk van de browser die u gebruikt. Creditcardgegevens worden verzonden en bewaard in een versleuteld formaat en de versleuteling wordt alleen ongedaan gemaakt wanneer dit vereist is om betalingen uit te voeren of als garantie voor verblijven in de toekomst. De toegang tot onversleutelde creditcardgegevens wordt beperkt tot specifieke personen in overeenstemming met de best practices die zijn vastgelegd in de PCI DSS. Wij streven ernaar om de veiligheid van uw gegevens bij de verzending te beschermen met behulp van Secure Sockets Layer (SSL)-technologie. Deze technologie versleutelt de gegevens die u invoert en is gecertificeerd door de Secure Server Certification Authority. We tonen alleen de laatste vier cijfers van uw creditcardnummers bij de bevestiging van een reservering of de verwerking van online aankooptransacties.

 

Het is belangrijk dat u er zich van bewust bent dat e-mailcommunicatie niet beveiligd is. Het gebruik van e-mail brengt inherente risico‘s met zich mee. Wees u hiervan bewust wanneer u informatie aanvraagt of formulieren naar ons verzendt per e-mail (bijvoorbeeld via de “Contact”-pagina van onze website). We raden u aan om geen vertrouwelijke gegevens (zoals creditcardgegevens) in een e-mail op te nemen. Voor uw veiligheid zullen onze antwoorden via e-mail geen vertrouwelijke gegevens bevatten.

Sluit ten slotte uit voorzorg altijd uw browser wanneer u klaar bent met een formulier of met de reserveringswebsite. Hoewel de sessie na een korte periode van inactiviteit wordt afgesloten, is het aanbevolen om uw browsers onmiddellijk na afloop te sluiten. Zorg ervoor dat u een sterke gebruiksnaam en wachtwoord kiest bij het instellen van een account en bescherm uzelf tegen ongeoorloofde toegang tot uw wachtwoord en uw computer.

 

  1. 8.     Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

 

Uw persoonlijke gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden of zolang als vereist is door de toepasselijke wetgeving. Als u in de Europese Economische Ruimte of in het Verenigd Koninkrijk woont, kunt u contact met ons opnemen voor meer informatie over onze bewaartermijnen met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.

 

We kunnen uw persoonlijke gegeven in een anonieme vorm, die niet meer naar u verwijst, zonder beperking bewaren voor statistische doeleinden voor zover we een gerechtvaardigde en wettige reden hebben om dit te doen.

 

  1. 9.     Informatie over kinderen

 

Dit onderdeel is bedoeld voor ouders, voogden en kinderen jonger dan 16 jaar.

 

Als u jonger bent dan 16 jaar, vraag dan toestemming aan uw ouders of voogd voordat u een van onze diensten gebruikt, inclusief onze website, apps en andere diensten, aangezien de meeste hiervan niet rechtstreeks voor kinderen bedoeld zijn.

 

We zullen ouders en voogden om informatie over hun kinderen vragen, zoals hun naam, leeftijd, geslacht en voorkeurstaal, zodat we al onze klanten kunnen herkennen. Deze informatie helpt ons ook om ons voor te bereiden op de komst van kinderen, bijvoorbeeld door speelgoed, gadgets en spelletjes in uw kamer aan te bieden. Wanneer kinderen onze diensten zoals WiFi gebruiken, zullen we daarover informatie ontvangen voor factureringsdoeleinden. Kinderen kunnen ook worden vastgelegd op onze beveiligingscamera's. We hebben een gerechtvaardigd belang om deze informatie te verwerken, zoals verder toegelicht in paragraaf 3.

 

We kunnen ouders en voogden ook vragen stellen over de interesses van hun kinderen. Met de toestemming van een ouder of voogd kunnen we kinderen informatie sturen over leuke activiteiten en evenementen die plaatsvinden tijdens hun verblijf bij ons. Als u jonger bent dan 16 jaar en wanneer u informatie van ons ontvangt, vraag dan altijd toestemming aan uw ouder of voogd voordat u een beslissing neemt.

 

We zullen informatie over kinderen in ons archief bewaren zodat we ze kunnen herkennen en hun voorkeuren kennen bij een nieuw verblijf in de toekomst. Als u jonger bent dan 16 jaar en u hierover niet zeker bent, vraag dan aan uw ouder of voogd om ons dit te laten weten. We zullen gegevens over u verwijderen tenzij er een wettelijke reden is om deze te bewaren. U kunt dit ook vragen aan onze medewerkers of ons een e-mail sturen via dataprivacy@roccofortehotels.com.

 

Neem contact op met een van onze medewerkers als u nog vragen heeft over deze verklaring.

 

  1. 10.  Uw rechten

 

Indien de Europese privacywetgeving van toepassing is en u een betrokkene bent wiens persoonlijke gegevens door ons worden verwerkt, heeft u mogelijk bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, zoals hieronder verder wordt beschreven. In dergelijke omstandigheden kunt u uw rechten uitoefenen door een e-mail naar ons te sturen via dataprivacy@roccofortehotels.com, of via unsubscribe@roccofortehotels.com voor verzoeken tot intrekking/uitschrijving van toestemming of door ons te bellen via +44 (0)20 7321 2626.

 

  • Recht op de indiening van een toegangsverzoek voor betrokkene (SAR).  Betrokkenen kunnen op verzoek kopieën van hun persoonlijke gegevens opvragen. Waar mogelijk zullen we onze gebruikers inzage bieden in hun informatie. Indien u een My RF Account heeft, kunt u toegang krijgen tot een deel van uw gastgegevens op /account/login/ of via de mobiele apps van RF, en kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord gebruiken om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens.
  • De naleving van de wetgeving in verband met het indienen van een toegangsverzoek voor betrokkene is onderhevig aan bepaalde beperkingen en vrijstellingen en de rechten van andere personen. Elk verzoek moet duidelijk stellen dat er een SAR wordt ingediend. Mogelijk moet u ook een bewijs van identiteit en betaling overleggen, indien van toepassing. Rocco Forte Hotels streeft ernaar om binnen een maand of op een andere door de wet voorgeschreven wijze op SAR's te reageren.
  • Recht op rectificatie. Betrokkenen kunnen ons verzoeken om eventuele onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren.
  • Recht op intrekking van toestemming. Betrokkenen kunnen te allen tijde hun toestemming voor de verwerking van hun persoonlijke gegevens door ons intrekken op basis van hun eerdere toestemming. Deze intrekking heeft geen invloed op de wettigheid van de verwerking op basis van een dergelijke eerdere toestemming. Indien u uw toestemming intrekt, kunt u mogelijk niet langer gebruikmaken van bepaalde functies van de service waarvoor de verwerking van uw persoonlijke gegevens vereist is.
  • Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, inclusief profilering. We zullen geldige bezwaaraanvragen honoreren tenzij we een dwingende, doorslaggevende, gerechtvaardigde reden hebben om onze verwerking voort te zetten of een andere wettige reden hebben om het verzoek van de betrokkene te weigeren. We zullen onverwijld voldoen aan elk geldig afmeldingsverzoek met betrekking tot marketingcommunicatie. Rocco Forte Hotels streeft ernaar om binnen 72 uur op alle andere vragen te reageren. Het kan echter tot 7 dagen duren om uw profiel van al onze systemen te verwijderen.
  • Rechten met betrekking tot geautomatiseerde beslissingen over u. Wanneer we een beslissing nemen die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking die de betrokkene aanzienlijk beïnvloedt, heeft hij of zij mogelijk het recht om de beslissing te betwisten, zijn of haar standpunt kenbaar te maken en een menselijke interventie te verkrijgen.
  • Beperking. Betrokkenen kunnen vragen dat we onze verwerking van hun persoonsgegevens in verschillende omstandigheden beperken. We zullen hieraan voldoen, tenzij er een wettelijke reden is om dit niet te doen, zoals een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens op een bepaalde manier te blijven verwerken.
  • Recht op uitwissing. Betrokkenen kunnen verzoeken dat we hun persoonlijke gegevens wissen en we zullen dit verzoek honoreren, tenzij er een wettige reden is om dit niet te doen. Er kan bijvoorbeeld een legitieme dwingende reden zijn om de persoonlijke gegevens te bewaren, zoals een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen, of als de bewaring van persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  • Recht op dataportabiliteit. In bepaalde omstandigheden kunnen betrokkenen vragen om een kopie van hun persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te verstrekken en deze naar een andere aanbieder van dezelfde of vergelijkbare diensten te laten sturen. Voor zover dit van toepassing is op onze diensten, zullen we aan een dergelijk verzoek voldoen. Houd er rekening mee dat een overdracht naar een andere aanbieder niet betekent dat de persoonlijke gegevens worden gewist.
  • Uw recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Het is aanbevolen dat betrokkenen contact met ons opnemen over vragen of klachten met betrekking tot de manier waarop we hun persoonlijke gegevens verwerken. Elke betrokkene heeft echter het recht om rechtstreeks contact op te nemen met de relevante Europese toezichthoudende autoriteit. U vindt de lijst met toezichthoudende autoriteiten hier